El ministerio del Trabajo, mediante la Circular Externa 60 del 5 de diciembre de 2018, comunicó y reguló la posibilidad de celebrar contratos laborales mediante el uso de la firma electrónica, cumpliendo con la ley laboral.

Siguiendo las motivaciones que internacionalmente han inspirado esta clase de iniciativas, el Gobierno colombiano ha reconocido que, como consecuencias de reglamentar estas tecnologías de la información y las comunicaciones se permite cumplir con las recomendaciones de la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional – CNUDMI- y brindar un alivio a las formalidades de las relaciones laborales.

¿Qué es la firma electrónica?

Las normas que regulan el uso de la firma electrónica y digital en Colombia son Ley 527 de 1999, Decreto 1074 de 2015 y ley 1564 de 2012.

• De acuerdo con el literal C) del artículo 2 de la ley 527 de 1999, se entiende por firma digital “un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación”
• Por su parte el numeral 3 del artículo 2.2.2.47.1 del Decreto 1074 de 2015 establece que la firma electrónica consiste en “(…) métodos tales como códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permiten identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma (…)”.

Conforme a estas normas, y las características adecuadas que deben tener las firmas digitales, el contrato laboral que las contenga, solo se distingue del contrato laboral con firma manuscritas, en la biometría y el código de seguridad que deba respaldarlas.

Además de los beneficios que la posibilidad de la firma electrónica representa para quienes sean usuarios de esta.

Al tener en consideración que la única diferencia que existe entre los contratos con firma manuscrita y los de firma digital es la tecnología en ellos utilizada, el contrato laboral con firma electrónica debe cumplir con los mismos requisitos del artículo 39 de Código Sustantivo del Trabajo:

• Suscribir tantos ejemplares como partes estén en el contrato
• Identificación del contrato
• Identificación y domicilio de las partes
• Lugar y fecha de celebración
• Lugar de la prestación de servicio
• Naturaleza del trabajo
• Salario y su forma de pago
• Duración del contrato

Se recomienda considerar un capítulo en lo referente a las estipulaciones de carácter técnico que se ajusten para el intercambio electrónico de datos.

¿Tiene algún costo?

Cuando la suscripción del contrato laboral se haga por medios electrónicos no debe tener ningún costo para el trabajador.

Efectos de la firma digital

Tendrá la misma validez y efectos jurídicos que la firma.